Mico Botnia Oy on kasvava palveluyhtiö, jonka asiantuntijat varmistavat julkishallinnon asiakkailleen sujuvat talous- ja palkkapalvelut sekä tulkki- ja käännöspalvelut.
QAutomaten toimittamalla automatisointiratkaisulla on ollut merkittävä vaikutus yrityksen taloushallinnon prosessien tehostamisessa. Robotti, joka nimettiin Miroksi, on ottanut hoitaakseen rutiiniluontoisia ja yksitoikkoisia sekä virhealttiita työtehtäviä. Automatisointi osana taloushallinnon prosessia on vapauttanut aikaa asiantuntijatyöhön ja vähentänyt virheitä.
Mico Botnia Oy on erittäin tyytyväinen valintaansa ja odottaa innolla robotiikan tuomia mahdollisuuksia myös tulevaisuudessa.
”Nyt ei enää ole pullonkauloja, jotka estäisivät laskujen etenemisen, koska toimittajia on saatu perustettua ajoissa”
Mico Botnia Oy:n ICT-päällikkö Riku Pasanen kertoo, että taloushallinnon automatisoinnin tarve oli tullut yhä selvemmäksi. Robotiikan ja automaation hyödyntäminen oli myös yhtiön strateginen päätös, mikä oli omiaan vauhdittamaan projektin aloittamista.
Ennen Miroa uusien toimittajien perustaminen vei työpäivästä ylimääräistä aikaa. Nyt Miro hoitaa toimittajien perustamisen hetkessä. ”Automatisointiratkaisu tuo helpotusta niin ostolaskujen käsittelyyn kuin omaankin taloushallintoomme. Yksi tärkeimmistä hyödyistä on totta kai työajan säästö. Esimerkiksi kevätkaudella asiakkaidemme opiskelijastipendien käsittely oli aikaisemmin erityisen aikaa vievää, mutta nyt Miro hoitaa prosessin nopeasti ja tarkasti. Tällöin säästetty aika voidaan käyttää asiantuntijatyöhön, mikä parantaa myös asiakaskokemusta”, talousjärjestelmien tuotevastaava Jutta Risikko sanoo.
“Säästetty työaika voidaan käyttää tuottavampiin ja hyödyllisempiin tehtäviin”, kommentoi osaltaan myös palvelupäällikkö Raija Erkkilä.
Tekeekö Miro ikinä virheitä?
“Miro ei ole virheetön, mutta se osaa ilmoittaa, jos jokin menee pieleen, ja virheitä pystytään paikantamaan ja korjaamaan nopeasti. Virheet johtuvat pääasiassa siitä, että järjestelmän oma automatiikka on ensin verrannut tietoa ja tulkinnut sen väärin. Tämä auttaa meitä osaltaan parantamaan prosessia jatkuvasti”, Jutta Risikko toteaa.
QAutomatella on vastuullaan Miron ylläpito ja asiakkaan suuntaan käyttö on huoletonta. ”Meille Miro ilmoittaa päivittäin, mitä on tehty ja käsitelty. Totta kai meidän puolellamme piti olla taustalla hyvää osaamista ja ymmärrystä omasta järjestelmästämme, jotta robotti voitiin perustaa”, Risikko jatkaa.
Kiihdyttämö-työpaja kerää kiitosta
QAutomaten järjestämä Kiihdyttämö-työpaja ennen projektin varsinaista aloittamista koettiin yrityksessä erityisen hyödyllisenä. Työpajassa pohdittiin yhdessä, missä kohdin prosessia robotiikka tuo eniten hyötyä ja mitkä osat kaipaavat pelkästään prosessin optimointia. Micon tiimi arvostaa erityisesti sitä, että työpajassa käytiin läpi prosessin kaikkia vaiheita, mikä auttoi tunnistamaan sekä automaation tarpeet että alueet, joissa pelkkä työskentelytavan muutos riittää.
”Meillä oli jo ennen Kiihdyttämöä käyty pohdintaa palvelualueittain mahdollisista käyttökohteista. Tässä prosessissa QAutomaten etukäteen lähettämät kysymykset olivat meille avuksi. Ennakkokysymysten avulla saimme käsiteltyä sisäisesti prosessin kulun ja pohjustettua projektia”, Riku muistelee.
“Työpajassa saimme hyvän käsityksen siitä, mikä kannattaa automatisoida ja mihin voidaan panostaa muuten. Tärkeää oli myös ymmärtää, että kaikki ei tarvitse automaatiota, vaan joskus pelkästään muutokset omassa tekemisessä voivat tehostaa prosessia”, Jutta lisää.
“Meillä oli etuna se, että olimme juuri saaneet valmiiksi järjestelmämuutoksen talouspalveluissa, mikä antoi meille paremmat lähtökohdat prosessin kehittämiseen. Kiihdyttämössä oli mukana myös toinen yksikkömme, palkkapalvelut, ja näin myös he saivat päivästä hyviä ideoita ja pohdintoja siitä, mihin kaikkeen robotisaatiota voitaisiin hyödyntää. Itse arvostin sitä, että mukana oli QAutomaten ammattilaisia, jotka pystyivät heti sanomaan, mikä on mahdollista ja mikä ei. He toivat samalla realismia, mutta toisinaan myös antoivat lisäpotkua ja kannustusta”, Raija Erkkilä kiittelee.
Vahva viestintä on tärkeää muutosjohtamisessa
“Tekniikka on alisteinen sille, että ihmiset ovat valmiita ottamaan muutoksen vastaan. Miron käyttöönottamisesta on tiedotettu useaan otteeseen, pidetty tietoiskuja ja nostettu esiin henkilöstöinfoissa. Muutos on tullut tutuksi, ja kaikki pelot ja epäilykset on saatu poistettua. Robotti on saanut selkeän tehtävänsä, jonka se hoitaa erinomaisesti. Tavoitteena ei ole korvata ihmisiä, vaan automatisoida yksitoikkoisia, virhealttiita tai kaavamaisia työtehtäviä“, Pasanen painottaa.
Muutos näkyy positiivisena myös asiakkaille
Taloushallinnon tehtävät ovat siirtyneet entistä enemmän asiantuntijuuteen, ja nyt robotti edesauttaa tämän siirtymän, sillä se vapauttaa aikaa asiantuntijatyöhön.
”Tämä vaatimus tulee myös asiakkailta – he odottavat entistä enemmän asiantuntevaa palvelua, ei pelkästään rutiinitehtävien hoitamista. Työ on muuttunut ja kehittynyt asiantuntijuuteen. Aluksi varmasti meillä kaikilla oli epäuskoa, mutta jo ensimmäisenä päivänä botti osoitti, että homma hoituu onnistuneesti”, kommentoi Jutta Risikko.
Onko ohjelmistorobotiikan käyttöönotto kankeaa ja kallista vai voiko tätä myyttiä teilata?
”Kyllä tämä on mennyt tosi sutjakkaasti. Kiihdyttämö oli todella hyödyllinen, ja ne esikysymykset olivat erinomaisia. Kävimme prosessin hyvin läpi sisäisesti, ja se oli todella toimiva, koska potentiaaliset kohteet oli mietitty etukäteen. Hinta oli myös erittäin kilpailukykyinen, ja verrattuna muihin vaihtoehtoihin voimme todeta, että tämä oli yksi edullisimmista ratkaisuista – ja lopputulos on aivan loistava”, Pasanen kehuu.
”Olin yllättynyt myös toimitusajasta, kuinka nopea se oli. Ilman kesäkautta ja muutamaa omista järjestelmistä johtuvaa yllätystä tämä kaikki olisi ollut käytössämme kuudessa viikossa. Eikä se ollut niin monimutkaista kuin alun perin ajattelimme. Loppujen lopuksi Miro on vain käyttäjä, joka klikkailee ja tekee asioita samalla tavalla kuin ihminen tekisi. Se on oikeastaan mallintamista: näytät, mitä itse teet, ja robotti hoitaa sen jatkossa puolestasi”, Jutta Risikko sanoo.
Miten yhteistyö QAutomaten kanssa on sujunut?
Yritys on ollut erittäin tyytyväinen yhteistyöhön QAutomaten kanssa. Vaikka aluksi oli epäilyksiä siitä, voiko robotti todella hoitaa tehtävänsä ilman virheitä, nyt on todettu, että Miro on tuonut merkittäviä hyötyjä. “Olemme olleet todella positiivisesti yllättyneitä siitä, kuinka nopeasti prosessi saatiin käyntiin. Kiihdyttämö-työpaja oli erittäin hyödyllinen ja esikysymykset auttoivat meitä valmistautumaan prosessiin jo etukäteen”, Riku Pasanen sanoo.
”Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Micon ensimmäisen robotin käyttöönottoon sekä yhteistyöhön. On ollut mahtava päästä mukaan kehittämään RPA-ratkaisuja talouspalveluiden prosesseihin ja haemmekin jo nyt uusia RPA-käyttökohteita”, Mico:lta kommentoidaan tyytyväisinä.
Haluaisitko jutella lisää, kuinka voimme tehostaa teidänkin organisaation toimintoja tai kysyä tarkemmin Kiihdyttämöstä? Ota yhteyttä ja varataan aika keskusteluille!
Mikael Vaija / mikael.vaija (@) qautomate.fi
