Oulun kaupunki otti käyttöön ohjelmistorobotiikan osana laajaa Oulun Vesi liikelaitoksen asiakasrekisterin uudistushanketta, jonka tavoitteena oli parantaa tiedonhallintaa, vähentää manuaalista työtä ja varmistaa asiakasdatan ajantasaisuus. Yhteistyössä kumppanimme Q-Factoryn kanssa toteutettu robotiikan käyttöönotto on säästänyt merkittävästi työaikaa ja mahdollistanut asiantuntijaresurssien paremman kohdentamisen.
Yhteenveto asiakasreferenssistä: Robotiikka vapautti aikaa ja tehosti toimintaa
Oulun Vesi on onnistuneesti ottanut digitalisaation mahdollisuudet käyttöönsä. Robotiikan avulla on saavutettu:
✅ Merkittävä ajansäästö
✅ Tietojen nopea ja virheetön käsittely
✅ Asiantuntijoiden ajan vapautuminen muuhun työhön
✅ Asiakaspalvelun laatu ja vaikuttavuus parani
Vedenjakelusta tehokkaaseen tietohallintaan
Oulun Vesi on kunnallinen liikelaitos, joka toimittaa päivittäin 33 000 kuutiota talousvettä noin 36 000 käyttöpaikkaan. Yhtiö vastaa myös vesijohto- ja viemäriverkostojen ylläpidosta sekä jäteveden puhdistuksesta ympäristö huomioiden. Vuosittain toimitetaan noin 150 000 myyntilaskua, joista 82 % kuluttajille ja 18 % yritysasiakkaille. Laskutuksen sähköistämisaste on 58 %.
Laajassa kehitysprojektissa haluttiin ottaa käyttöön automaattiset postiosoitteiden ja verkkolaskuosoitteiden päivityspalvelut, mikä vaati myös asiakasrekisterin perusteellista uudistamista.
Nelivaiheinen hanke loi perustan automaatiolle
Projektin toteutus sisälsi neljä keskeistä osa-aluetta:
- Nykytilan kartoitus – asiakasrekisterin kunnon tarkastaminen ja Power BI:n sekä robotiikan hyödyntäminen analytiikassa.
- Myyntireskontran muutos – siirtyminen Finvoice 3.0 -formaatin mukaisiin ratkaisuihin.
- Laskutusaineiston tekninen toteutus – yhteistyössä operaattorin ja myyntireskontran kanssa.
- Robotiikan hyödyntäminen – tietojen automaattinen päivittäminen eri lähteistä (Aslak- ja Sampo-robotit).
Robotiikka ratkaisi massiivisen tietomäärän haasteet
Oulun kaupungin talous- ja rahoitusryhmän erityisasiantuntija Teija Lehtosaari kertoo, että asiakasrekisterin valtava koko – yli 350 000 riviä – teki manuaalisesta päivitystyöstä mahdotonta.
“Heti oli selvää, että tähän täytyy saada mukaan ohjelmistorobotti. Manuaalisesti tämän kokoisen aineiston läpikäynti olisi ollut täysin kestämätöntä”, projektia johtanut Lehtosaari toteaa.
Robotiikka suunniteltiin ihmisen työvaiheiden pohjalta – robotti opetettiin suorittamaan tehtävät täsmälleen samalla tavalla. Alkuvaiheessa tehtiin tarkastuksia ja korjauksia, mutta nyt järjestelmä toimii tehokkaasti kahden robotin (Aslak ja Sampo) voimin, ympäri vuorokauden.
“Se mitä robotti ei pysty päättämään, raportoidaan asiakaspalveluun. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin ja jatkuvan laadunvarmistuksen,” Lehtosaari kertoo.
Konkreettisia säästöjä ja vaikuttavia tuloksia
Robotiikka on tuonut Oulun Vedelle huomattavia ajansäästöjä. Seuraavassa muutamia esimerkkejä:
📌 Asiakastietojen poistot
• 14 000 asiakasnumeroa poistettu
• Robottiaika: 28 h | Manuaaliaika: 196 työpäivää
📌 Vuokralaisten tietojen lisäys
• 1 445 vuokralaista lisätty
• Robottiaika: alle 1 työpäivä | Manuaaliaika: 12 työpäivää
📌 Omistaja- ja rinnakkaisvelallisten tietojen lisäys
• 15 000 asiakkuutta ja 28 000 käyttöpaikkaa
• Robottiaika: 394 h | Manuaaliaika: 468 työpäivää
📌 Päivittäiset osoitetietopäivitykset (Valvomo & VTJ)
• 4 750 Y-tunnusta, 45 000 henkilötunnusta
• Robottiaika: 15,3 vrk | Manuaaliaika: jopa 398 työpäivää
Kokonaisuudessaan robotiikka säästi 5 814 tuntia manuaalista työtä – vastaten yli 1 000 työpäivää.
“Tämä on ollut mielettömän hyvä yhteistyö”
Teija Lehtosaari kiittelee toteuttamiseen osallistuneita asiantuntijoita erinomaisesta kyvystä tunnistaa olennaiset asiat heti alussa:
“Asiantuntijat osaavat kysyä oikeat kysymykset ja ymmärtävät nopeasti prosessien ytimen. He myös ennakoivat asioita, joita asiakkaan pitäisi itsekin tajuta – se on todella arvokasta.”
”Yhteistyö sujui alusta asti hyvin ja tulokset puhuvat puolestaan. Itse robotiikan tekeminen, laatu ja palvelu on tosi hyvää. Mukavaa on myös se, että henkilöstö otti robotiikan lopulta innolla vastaan, koska se helpottaa päivittäistä työtä merkittävästi”, hän jatkaa.
Lehtosaaren vinkit robotiikan käyttöönottoon
✅ Tunne prosessisi: “Käytä kunnolla aikaa nykytilan kartoittamiseen – robottia ei voi kouluttaa, jos ei tunne omaa dataa.”
✅ Piirrä ja havainnollista: “Visuaaliset kuvaukset prosesseista auttavat robotiikan suunnittelussa.”
✅ Ole valmis kehittämään: “Kaikki ei toimi heti täydellisesti – mutta lopputulos kyllä palkitsee.”
“Hyödynnämme digitalisaation mahdollisuuksia toiminnan tehostamisessa ja vaikuttavuuden parantamisessa”, Lehtosaari tiivistää.
📍 Haluatko kuulla, miten robotiikka voi auttaa sinun organisaatiotasi? Ota yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä ratkaisu, joka säästää aikaa ja tehostaa prosessejanne.
