Mitä on ohjelmistorobotiikka (RPA) ja älykäs automaatio?

Älykäs robottityökaveri

RPA eli ohjelmistorobotiikka tulee sanoista Robotic Process Automation. Tämä tarkoittaa erilaisten tehtävien automatisointia robotteja sekä joissain tapauksissa niiden rinnalla keinoälyä hyödyntäen.

Missä ohjelmistorobotiikkaa tyypillisimmillään käytetään?

Asiakkaamme hyödyntävät ohjelmistorobotiikkaa monenlaisissa tehtävissä. Tyypillisesti ne koskevat kuitenkin tietojen käsittelyä:

Tietojen syöttö tai siirto toisesta järjestelmästä, tiedon keräys, yhdistäminen ja jalostaminen, tiedon vertailu ja tarkistaminen
järjestelmän tietojen täydentäminen, esimerkiksi olemassa olevien rekisterien laadun parantaminen tai uuden syötettävän tiedon täydentäminen
nopeaan ja edulliseen tapaan siirtää tietoa järjestelmästä toiseen
integraation validointiin ja testaamiseen

Yksinkertaisimmillaan ohjelmistorobotiikkaa käytetään esimerkiksi sähköpostien lukemisessa, tiettyjen viestien liitteiden lukemisessa ja sisällön syöttämisessä yrityksen tietojärjestelmään. Tämän kaltaiset tehtävät ovat tyypillisesti aikaa vieviä ja tuottamattomia suhteessa käytettyyn aikaan sekä äärimmäisen turhauttavia.

Ohjelmistorobotin avulla rutiiniluontoiset tehtävät ovat automatisoitavissa, jolloin työntekijälle jää aikaa keskittyä tuottavampiin ja mieluisampiin tehtäviin. Tyytyväinen työntekijä on yritykselle parhain mahdollinen voimavara, joten työn uudelleen organisoiminen maksaa itsensä varmasti takaisin.

Avoimen lähdekoodin asialla

RPA-ratkaisumme pohjautuvat avoimen lähdekoodin Robot Frameworkkiin ja Pythoniin.

Keskity olennaiseen

Ohjelmistorobotti voi parhaimmillaan vähentää niin sanotun turhan työn kuorman lähes kokonaan ihmisiltä pois. Tähän kuuluvat sähköpostien luku, työvuorolistojen tarkistus, hakemusten oikoluku, palkanmaksu ja lukemattomat muut tehtävät, jotka ovat toistuvia, aikaa vieviä ja tylsiä.

Säästä aikaa ja rahaa

On monia syitä hankkia ohjelmistorobotti, mutta tärkeimmät ovat aika ja raha. Mikäli jonkin tehtävän viemää aikaa voidaan leikata kuukausitasolla vaikka 30%, on selvää, että syntyy sekä säästöjä että aikaa käyttää tuottavampiin tehtäviin. Isona bonuksena myös työn mielekkyys ja sitä kautta työhyvinvointi lisääntyy, joka yleensä heijastuu myös tuottavuuden kasvuna.

Helposti alkuun

Ohjelmistorobotin käyttöönotto on näinä päivinä sangen simppeli asia, mutta halutessaan RPA-ratkaisukokonaisuudesta voidaan rakentaa niin monimutkainen kuin tarve vaatii.

Ohjelmistorobotiikan hienous piileekin sen mukautuvuudessa ja muokkautuvuudessa.

Sen toimintaa ei ole sidottu tiettyyn tekniikkaan tai tiettyyn alustaan, vaan lähes jokaiseen tarkoitukseen löytyy siihen soveltuva robotti ja ratkaisu.

Nopea hyödyntää

Ohjelmistorobotin voi saada käyttöönsä yllättävän nopeasti. Uusilla työkaluillamme määrittelet helposti robottiesi toimintapolut (mitä robottisi pitää tehdä ja missä järjestyksessä) ja seuraat niiden toimintaa.

Kustannustehokas ratkaisu

Yksinkertaisen ohjelmistorobotin saa käyttöönsä erittäin kohtuullisella alkupanostuksella.

Robotilla ei myöskään lähtökohtaisesti ole ulkopuolisia ylläpitokustannuksia, joten hyödyt tulevat esiin äärimmäisen nopeasti.

Robotiikan käyttöönotto ei vaadi erityisosaamista

Yksinkertaiset työpöytärobotit (apuri työpöytäsovellusten käyttöön) ovat toiminnaltaan helppoja ottaa käyttöön ja hallinnoida.

Laajoissa kokonaisuuksissa ja varsinkin useiden eri järjestelmien kesken toimivien robottien kanssa myös osaamiskynnys kasvaa, mutta osaavat ammattilaisemme pitävät huolen, että vaativankin RPA-ratkaisun käyttö ja ylläpito sujuvat ongelmitta.

Ei syrjäytä ihmistä

Robotti ei ole ihminen eikä ohjelmistorobotiikka korvaa ihmisen työpanosta, mutta sen ansiosta henkilöiden työaikaa vapautuu mielekkäämpiin ja kehittävämpiin työtehtäviin. Näistä erinomaisia esimerkkejä ovat panostaminen rutiinien sijaan asiakaspalveluun ja edelleen paremman asiakaskokemuksen tuottamiseen.

On tärkeää ymmärtää, että ohjelmistorobotti on työkalu, joka toimii ihmisen rinnalla tehden vain sille määritellyt tehtävät. Tämän takia onkin tärkeää tunnistaa automaatiota vaativat kohteet oikein ja opettaa robotti toimimaan halutulla tavalla. Ihmistä tarvitaan robotin rinnalle valvomaan ja selvittämään tilanteet, joissa robotin kyky toimia loppuu.

Ohjelmistorobotti vapauttaa ihmisten työaikaa merkityksellisempiin asioihin kuten esimerkiksi innovointiin, liiketoiminnan kehittämiseen, sosiaalinen kanssakäymiseen, henkilökohtaiseen asiakaspalveluun, logiikan löytämiseen epäloogisesta ja moniin muihin meille uniikkeihin taitoihin, joita robotti ei korvaa nyt tai tulevaisuudessakaan.

AI apuna

Tekoälyn avulla voidaan tehdä ennusteita, lukea ja käsitellä tekstiä paremmin sekä opettaa robottia toimimaan itsenäisemmin erilaisissa tilanteissa. Esimerkiksi PDF-tiedostoa lukiessa, keinoäly arvioi, kuinka hyvin kukin tekstialue on luettu ja ilmoittaa käyttäjälle, mikäli jokin kohta on tarkistettava manuaalisesti. Tämäkin on hyvä esimerkki siitä, että ihmistä tarvitaan robotin aina rinnalla.

Yhteensopiva vanhojenkin järjestelmien kanssa

Koska RPA-ratkaisu ei vaadi erillisiä järjestelmäintegraatioita, käyttöönotto sujuu nopeasti ja hyötyjä aletaan saamaan nopeasti heti käyttöönoton jälkeen. Samanaikaisia robottikäsittelijöitä voidaan myös aktivoida käyttöön aina tarvittava määrä ilman merkittävää kustannusvaikutusta. 

Vaatiiko robotin käyttöönotto muutoksia ohjelmistoihin?

Robotin käyttöönotto ei vaadi muutoksia itse käytössä oleviin ohjelmistoihin, vaan robotti voi käyttää niitä kuten ihminen – ilman inhimillisiä virheitä ja väsymystä. 

Loppu ajan haaskaukselle

Voit keskittyä olennaiseen, kun ohjelmistorobotti voi parhaimmillaan vähentää niin sanotun turhan työn kuorman lähes kokonaan pois. Toistuvat, aikaa vievät ja tylsät rutiinit on todellakin mahdollista siirtää robotin työlistalle.

Säästetään aikaa ja rahaa. Mikäli jonkin tehtävän viemää aikaa voidaan leikata kuukausitasolla vaikka 30 %, on selvää, että syntyy säästöjä. Tämän säästyneen ajan taas voi käyttää tuottavampiin tehtäviin. Isona bonuksena myös työn mielekkyys ja sitä kautta työhyvinvointi lisääntyy, joka yleensä heijastuu myös tuottavuuden kasvuna.

Robotti ei tarvitse taukoja ja tekee töitä väsymättä – tarvittaessa vaikka ympäri vuorokauden. Robottiratkaisulla on kuitenkin syvällisempi merkitys, sillä sen ansiosta mm. virheet vähenevät ja vapautunutta työaikaa voidaan kohdistaa tuottavampiin työtehtäviin kuten esimerkiksi asiakaspalveluun ja lisämyynnin tekemiseen.

Robotiikkaratkaisun ydin piileekin oikeiden automatisointikohteiden tunnistamisessa ja riittävässä hyödyntämisessä. Parhaat tulokset saavutetaan, kun RPA valjastetaan tehostamaan yrityksen jokapäiväisiä toimintoja kattavasti. Mitä enemmän toistoja, sitä enemmän syntyy sekä säästöjä että hyötyjä. Kun manuaalityö vaihtuu puhtaasti automaattiseen prosessiin, ovat hyödyt huomattavat.

Tarkasti seurattavissa

Yksi ohjelmistorobotiikan verrattomista eduista on sen seurattavuus ja raportoinnin mahdollistama näkyvyys tilanteisiin. RPA-ratkaisu mahdollistaa tiedolla johtamisen, sillä se tarjoaa mittavan määrän tietoa tapahtumista ja suorituskyvystä. Raporteista nähdään automaattisesti niin onnistumiset kuin mahdolliset ongelmatkin, mutta myös vaikkapa muutokset toimintojen tehokkuudessa. Tietojen pohjalta tekemistä ja työprosesseja voidaan entisestään parantaa. 

Ei inhimillisiä virheitä

Ihmiset tekevät virheitä ja joskus sellaista sattuu robotin ohjelmointivaiheessa. Tällöin saattaa tulla tilanne, jossa robotin tekemisessä ilmenee virheitä. Nämäkin virheet ovat helposti jäljitettävissä, ymmärrettävissä ja korjattavissa. Huolellisella ohjelmointityöllä ja testauksella nämä virheet ovat helposti eliminoitavissa ja robotin virhetilanteet ovat harvinaisia.